PDCA Cycle (Plan, Do, Check, and Action)
June 30, 2008 — Ya2N^_^


Konsep PDCA cycle pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart pada tahun 1930 yang disebut dengan “Shewhart cycle“. Selanjutnya konsep ini dikembangkan oleh Dr. Walter Edwards Deming yang kemudian dikenal dengan ” The Deming Wheel”. PDCA cycle berguna sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem.

—Ada beberapa tahap yang dilakukan dalam PDCA cycle, yaitu:

a. Plan

1. Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan harapan pengguna jasa pelayanan tersebut melalui analisis suatu proses tertentu.

2. Mendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini

Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat dalam prose tersebut.
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming
3. Mengukur dan menganalisis situasi tersebut

Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut
Bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses
Teknik yang digunakan : observasi
Mengunakan alat ukur seperti wawancara
4. Fokus pada peluang peningkatan mutu

Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan
Kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.
5. Mengidentifikasi akar penyebab masalah

Menyimpulkan penyebab
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming
Alat yang digunakan : fish bone analysis ishikawa
6. Menemukan dan memilih penyelesaian

Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

b. Do

1. Merencanakan suatu proyek uji coba

Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya.
Merencanakan rencana kegiatan (plan of action)
2. Melaksanakan Pilot Project

Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat (± 2 minggu)

c. Check

1. Evaluasi hasil proyek

Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut
Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama)
Target yang ingin dicapai 80%
Teknik yang digunakan: observasi dan survei
Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner
2. Membuat kesimpulan proyek

Hasil menjanjikan namun perlu perubahan
Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain
Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas
d. Action

1. Standarisasi perubahan

Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan
Revisi proses yang sudah diperbaiki
Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada
Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan.
Lakukan pelatihan bila perlu
Mengembangkan rencana yang jelas
Dokumentasikan proyek
2. Memonitor perubahan

Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur
Alat yang digunakan : …….

sumber.http://yayanakhyar.wordpress.com